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Die GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) spielen bei der Digitalisierung der Dokumentenprozesse in Deutschland eine wesentliche Rolle. Die GoBD enthält Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Archivierung erfüllen müssen: wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Die erste Fassung der GoBD gab es am 14.11.2014. Die jetzige Neufassung soll den technischen Ansprüchen und den aktuellen Standards bei der digitalen Datenverarbeitung und Buchführung gerecht werden. Die Fassung vom 28.11.2019 heißt GoBD 2020.

Die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2020 im Überblick:

  • Der Einsatz von Cloud-Technologie ist künftig ausdrücklich erlaubt.
  • Bei der Digitalisierung von Dokumenten und Belegen wird das mobile Scannen dem stationären Scannen gleichgestellt.
  • Die Verbringung der Papierbelege ins Ausland zur digitalen Archivierung ist mit der Neufassung der GoBD jetzt möglich.
  • Eine Aufbewahrung der Originalversion in digitaler Form ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr nötig. Allerdings sind die Voraussetzungen hierfür streng geregelt.
  • Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung für Betriebsprüfungen

Diese Anforderungen können nur mit einem Dokumentenmanagement erfüllt werden. ELO erfüllt die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und revisionssichere Buchführung unter Beachtung der GoBD.

Verfahrensdokumentation

Laut der GoBD ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Aus dieser muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.

Eine Verfahrensdokumentation muss folgende Richtlinien erfüllen:

  • Unternehmensbeschreibung
  • Prozessablauf der digitalen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
  • Zu allen Prozessschritten muss es eine Anwenderdokumentation geben
  • eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen)
  • Technische Systemhandbücher zu verwendeter Software müssen vorhanden sein

GoBD (PDF)

 

 

 

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